Mind-Clearing – Zur Erinnerung

Bevor es losgeht:
Was kannst Du jetzt auf die Schnelle für Dein Wohlbefinden tun?
Vielleicht dreimal tief durchatmen, körperliche Anspannung loslassen, Dich bequemer hinsetzen, Fenster öffnen und durchlüften, ein Glas Wasser trinken oder Deine Augen für einen Moment schließen und eine liegende Acht zeichnen. Was ist jetzt der richtige Wohlfühl-Quickie?

Ablenkungen

Kein Mensch kann fokussiert und produktiv arbeiten, wenn ihn dauernd irgendetwas ablenkt.
Das gilt sowohl für äußere als auch für innere Störungen.

Äußere Ablenkungen

Beginnen wir bei den äußeren Ablenkungen, die Du relativ leicht in den Griff bekommen kannst.
Zu den größten und häufigsten Störfaktoren zählen:

• der e-Mail Posteingang
• das Telefon
• das Internet
• andere Menschen

Wenn Du Dich in Deiner Fokuszeit unterbrechen lässt, dann scheint das auf den ersten Blick vielleicht noch nicht so dramatisch zu sein.
Da poppt eben kurz einmal eine e-Mail Benachrichtigung herein und informiert Dich darüber, dass XY etwas von Dir will. Oder Du nimmst schnell mal das Telefon ab und beantwortest auf die Schnelle die Frage eines Kunden. Und schon kommst Du mit Deiner Aufmerksamkeit wieder zurück zu Deiner Aufgabe. Oder schaust schnell mal auf Facebook vorbei. Keine große Sache, denkst Du, und immerhin hast Du etwas erledigt bzw. bist Du am Laufenden.

Abgesehen davon, dass eine Minute da und eine Minute dort, sich ganz schön summieren kann, passiert durch diese „Ablenkenlasserei“ in Deinem Gehirn noch viel mehr und das ist nicht ganz so offensichtlich:

Ablenkenlasserei stiehlt Dir mehr Zeit als gedacht.
Jedes Mal, wenn Du Dich unterbrechen lässt – und sei es nur die Benachrichtigung, dass ein SMS eingetrudelt ist oder der Kollege, der kurz „Hallo“ sagt, braucht es ca. 20 Minuten bis Dein Gehirn wieder voll bei der Sache ist, mit der Du gerade beschäftigt warst. Es braucht eben ein wenig Zeit, um in den Flow einer Aufgabe zu kommen.
Wenn Du dazu neigst Dich unterbrechen zu lassen, kommt Dein Gehirn gar nicht dazu wieder in den fokussierten Modus zu schalten, weil innerhalb der nächsten 20 Minuten längst neue Störungen eintrudeln.

Ablenkenlasserei macht Dich langsamer.
Vielleicht hast Du das subjektive Gefühl beim Multitasking mehr zu erledigen – das hatte ich zumindest früher oft.
In Wahrheit brauchst Du auf diese Weise bis zu 40% länger, als wenn Du eine Aufgabe nach der anderen angehst.

Dein Gehirn braucht einen bestimmten Modus, der je nach Aufgabe unterschiedlich sein kann.
Mein Hirn tickt beispielsweise anders, je nachdem, ob ich gerade schreibe, mit Klienten arbeite oder recherchiere. Es dauert eben seine Zeit bis der Kopf im richtigen Modus ist (siehe oben), dann geht´s aber schneller – deutlich schneller.

Darum arbeitest Du auch wesentlich effizienter, wenn Du gleiche oder sehr ähnliche Aufgaben bündelst, weil Dein Gehirn sich auf einen „Funktionsmodus“ einstellen kann.

Ablenkenlasserei stresst. 
Multitasking gehört zu den schlimmsten Stressfaktoren. Die Informationsflut ist in der heutigen Zeit ohnehin schon enorm. Wenn jetzt auch noch, während Du fokussiert an einer Sache arbeiten möchtest, ständig zusätzliche Informationen auf Dich einprasseln, ist das oft der Overkill.
Außerdem gibt Dir jedes „Pling“ oder „Klingeling“, das auf einem Deiner Geräte ertönt, das Gefühl, reagieren zu müssen. Das lässt – bewusst oder unbewusst – leicht das Gefühl von Überforderung entstehen.

Ablenkenlasserei macht dümmer.
Laut klinischen Studien sinkt unser IQ, wenn wir versuchen lauter Bälle gleichzeitig zu jonglieren – also eine Arbeit zu erledigen und dabei auch noch eingehende Nachrichten im Blick zu haben oder zwischendurch zu bearbeiten. Das hat ungefähr so eine Wirkung auf unsere Intelligenz und geistige Klarheit wie eine schlaflose Nacht.

Ablenkenlasserei schwächt Deine Konzentrationsfähigkeit.
Und zwar nicht nur kurzfristig! Durch die ständige Ablenkenlasserei baut Dein Gehirn die Fähigkeit ab, sich fokussieren zu können. Wenn Du Deinem Hirn erlaubst, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen, verändert sich langsam Deine Gehirnstruktur. Umgekehrt ist Konzentration so wie ein Muskel, den Du trainieren kannst.

Für Deine Fokuszeiten

Wenn Du wirklich produktiv sein und etwas weiterbringen möchtest, dann empfehle ich Dir dringend in Deinen Fokuszeiten – in Zeiten in denen Du Deine allerwichtigsten Aufgaben konzentriert erledigen möchtest:

• Schalte Dein Telefon auf lautlos oder leite es um.

Ich schalte mittlerweile mein Handy oft sogar auf Flugmodus, weil es im Lautlosmodus brummt und ich dann automatisch wissen will, wer da anruft.

Dein Telefon auszuschalten, geht natürlich nicht, wenn es Dein Job oder sonstige Umstände erfordern, unbedingt erreichbar zu sein. Bei den meisten Menschen ist das nicht der Fall und die Welt geht nicht unter, wenn sie mal für ein kleines Weilchen nicht erreichbar sind.

• Schließ Dein e-Mailprogramm.

Weil das viele vergessen, gleich noch einmal: Du musst nicht immer verfügbar sein und auf alles sofort reagieren! Du musst auch nicht immer wissen, wer gerade was von Dir will oder wer Dich mit seinen Informationen füttern möchte.

(Wiederum natürlich ausgenommen, Du wirst genau dafür bezahlt oder Du wartest auf etwas super Dringendes).

• Schließ Deinen Interbrowser.
  

Die Versuchung ist riesig, schnell mal im Internet zu surfen. Vor allem wenn im Hintergrund Facebook & Co offen sind. Vielleicht auch noch irgendwelche Benachrichtigungen ertönen.

Manche Menschen verfallen da in ein regelrechtes Internetsurf-Blackout. Eigentlich wollten sie nur schnell einmal etwas nachschauen und schon haben sie eine Ewigkeit damit verbracht, irgendwelche Blockartikel zu lesen, Bilder anzuschauen, kleine Filmchen zu sehen und hier und da einen Kommentare und ein Like zu hinterlassen. Darum: Führe Dich gar nicht in Versuchung.

• Schaff Dir einen Raum, wo Du ungestört bist.

Lass Dich in Deinen Fokuszeiten von anderen Menschen nicht stören. Soweit das eben geht. In aller Regel geht das, wenn Du unmissverständlich klar machst, dass Du für diese Zeit nicht gestört werden möchtest.

Eine geschlossene Tür und ein Schild mit „Bitte nicht stören“ ist eine Option. Wenn Du in einem Großraumbüro sitzt, geh in ein Besprechungszimmer oder setz Dir einen Kopfhörer auf, der die Geräuschkulisse schluckt. Oder flieh aus dem Büro oder aus der Wohnung und such Dir einen ruhigen Ort, wo Du ungestört arbeiten kannst. Ich komme zum Beispiel in meinem Lieblingscafé ganz leicht in einen Schreib-Flow.

Sinnvoller Weise lässt Du die Menschen, die Dich brauchen, wissen, wann Du wieder verfügbar und ansprechbar bist.

Oft scheitert diese ungestörte Zeit nicht daran, dass das nicht möglich wäre, sondern an Inkonsequenz und daran, sich eben doch mal schnell unterbrechen zu lassen. Sei ein paar Mal „hart“ und Deine Mitmenschen werden Deine Fokuszeiten mehr und mehr respektieren und beachten.

Sei strikt!

Das wichtigste für Deine Produktivität und Deinen Fokus ist also keine Technik und keine ausgefeilte Methode. Das mit Abstand wichtigste, was Dir am meisten bringt, ist wieder einmal, dass Du etwas weglässt – dass Du zu Störungen klipp und klar Nein sagst.

Viele gehen das halbherzig an. Statt das Mail zu schließen und das Handy lautlos zu schalten, nehmen sie sich vor, einfach nicht darauf zu reagieren, und diszipliniert bei der Sache zu bleiben.

Das ist wie Fasten am Luxus-Buffet!

Deine restliche Arbeitszeit

In Deinen Fokuszeiten – sofern es wirklich Fokuszeiten sein sollen, musst Du strikt sein.
In Deiner restlichen Arbeitszeit, kannst Du die Zügel wieder lockerer lassen.
Ein paar Empfehlungen für äußere Ablenkungen möchte ich Dir trotzdem noch mitgeben, die Dir helfen, auch in Deinen Nicht-Hochleistungsphasen, produktiver und fokussierter zu sein.

Benachrichtigungen
Schalte alle akustischen und optischen E-Mail-Benachrichtigungen aus – auch am Mobiltelefon oder auf sonstigen Geräten. Bei jedem Pop-Up und jedem Pling, das irgendwo ertönt, willst Du automatischen wissen, was gerade Interessantes eingetroffen ist. Das ist zutiefst menschlich.

E-Mail & Co
Wir haben es schon besprochen: Check Deine E-Mails zu festgelegten Zeiten und lass das Programm die restliche Zeit am besten geschlossen.

Wähl Dir auch bewusst Zeiten aus, in Deinen Du im Internet herumsurfst – Nachrichten liest, recherchierst oder Dich in sozialen Netzwerken herumtummelst. Nutz das Zeug bewusst, statt Dich davon bestimmen zu lassen.

Bewusste Entscheidungen
Reagiere nicht auf jeden Ablenkung oder Unterbrechung sofort.
Nimm Dir ein paar Sekunden Zeit, um innezuhalten und Dich zu fragen:

Lass vor allem nicht zu, dass Unterbrechung automatisch Deine Prioritäten über den Haufen werfen.

Sagen wir, irgendetwas hat Dich unterbrochen, in dem was Du tust. Dann geht es wiederum darum, bewusst zu entscheiden, ob Du – nach der Unterbrechung – sofort zu Deiner Aufgabe zurückkehrst oder ob sich Deine Prioritäten verändert haben und jetzt zuerst Wichtigeres dran ist.

Nicht die Unterbrechung bestimmt, wie Du weiterarbeitest.
 Du entscheidest! 

Soweit so gut. Kommen wir zum zweiten Punkt.

Innere Ablenkung

Hier geht es wieder einmal um die inneren Dialoge, die ablaufen. Die Stimme in Dir, die Dir erzählt, dass…

• Du jetzt vielleicht doch etwas anderes machen solltest.
• Du nicht gut genug bist.
• das, was Du jetzt machst, ohnehin keinen interessiert und sinnlos ist.
• Du sicher wieder Fehler machen wirst.
• sich das alles in der Zeit nicht ausgehen wird.
• der XY sicher wieder etwas auszusetzen hat.
• dieses oder jenes jetzt stört.
• Und so weiter und so weiter.

In der Regel handeln wir nicht und tun einfach das, was wir tun, sondern haben gleichzeitig diese Stimme im Kopf, die zu allem ihren Senf dazugibt – ungebeten versteht sich. Wenn wir dem Kopf zu hören, der alles kommentiert und in Frage stellt, was wir tun, lähmt das unsere Handlungsfähigkeit. Wir blockieren unser Potenzial.

Jeder große Athlet, Unternehmer, Künstler oder Tänzer, hat gelernt, seine Aufmerksamkeit auf eine Sache zu richten, fokussiert zu bleiben und alle zur Verfügung stehende Energie in die momentane Aufgabe fließen zu lassen.

Was wäre beispielsweise, wenn jemand wie Hermann Maier bei einem Rennen darüber nachdenkt, dass das Wetter nicht passt, dass die Zuschauer stören, dass er nicht gut genug ist und er womöglich nicht gewinnt, statt sich voll und ganz auf den Abfahrtslauf zu konzentrieren.
Oder wenn Tiger Woods beim Abschlag über einen Fehler nachdenkt, der ihm beim letzten Loch unterlaufen ist, oder darüber spekuliert, wie das Ergebnis am Ende wohl aussehen wird.
Ohne ihre Fähigkeit sich zu fokussieren würdest Du die Namen der beiden Herren wohl nicht kennen.

Das größte Problem: Fokus auf dem Ergebnis

Die schlimmsten inneren Störungen entstehen, wenn wir uns während dem Tun um das Ergebnis kümmern oder sorgen. Wenn wir uns Gedanken darüber machen, was am Ende dabei rauskommt. Das bringt Druck, Zweifel und Angst statt Flow in die Angelegenheit.

Stell Dir vor, Du spielst Tennis und willst UNBEDINGT ein Match gewinnen. Oder von mir aus auch Golf und willst UNBEDINGT den Ball mit drei Schlägen einlochen. Wenn Du Dich während des Spiels zu sehr auf das Ergebnis fixierst, krampfst Du Dich ein. Statt im Flow zu spielen, spielst Du verheerend.

Das gilt genauso, wenn Du fokussiert an etwas arbeiten möchtest. Wenn wir uns zu sehr auf ein Endergebnis versteifen, geht die Leichtigkeit und der Flow flöten.

Auch während einer wichtigen Präsentation, einem Gespräch oder einem Meeting ist es extrem kontraproduktiv, sich ständig zu überlegen, wie Du wohl wirkst und beim anderen ankommst und ob Du wohl erreichen wirst, was Du erreichen möchtest. Du bist im Kopf verstrickt, statt präsent und angebunden an Deine innere Führung zu sein.

Zurück zum Sport: Was passiert, wenn der Kopf beim Tennis- oder Golfspielen jeden Schlag kontrolliert?

Typischerweise rennt dann im Kopf ein inneren Dialog ab. So was wie: Du musst den Schläger anders halten, sonst wird das nichts. O je, das war ein schlechter Schlag! Hohl weiter aus! Wieder nix. Schau doch auf den Ball! Na geh, heute klappt ja gar nichts!

Was glaubst Du, wie förderlich diese Art von Kopfkontrolle für den Flow ist?
Kopfkontrolle ist im Sport genauso wenig konstruktiv wie beim Erledigen Deiner Aufgaben. 

Flow tritt auf, wenn der Geist ruhig und klar ist – also der Kopf nicht ständig sagt „Tu dies“, „Tu jenes“, „Du musst“, „Du darfst nicht“ und so weiter.
Wenn der Verstand aufhört sich einzumischen, kommt ein Teil von uns zum Zug, der richtig gut ist und aus sich heraus, weiß wie es geht. Beziehungsweise einfach aus jeder Erfahrung lernt und immer besser wird.

Ganz bei der Sache sein

Hier schließt sich wiederum der Kreis. Was Dir nämlich hilft die inneren Dialoge auszuschalten ist:
Fokussierte Aufmerksamkeit

Wenn Du auf eine Sache fokussiert bist, verstummt der innere Dialog im Kopf. Es ist kein Platz für Selbstzweifel und blockierende Gedanken.

Überleg Dir bevor Du eine Aufgabe angehst, welches Ziel Du hast, welches Ergebnis Du erreichen möchtest, welche Absicht Du hast bzw. was Du jetzt tun wirst.

Idealerweise legst Du daher Deine AWA fest, bevor Deine Fokuszeit losgeht. Deine AWA hast Du aus Deinen Zielen oder aus Deinen Projekten abgeleitet, die Du verwirklichen möchtest. Job erledigt. Entscheidung getroffen. Auch bei sonstigen Aufgaben, setzt Du Dir vorher eine Absicht.

Sobald Du loslegst, verschwende keinen Gedanken mehr ans Ziel und ans Ergebnis. Lass alle Erwartungen los, was das, was Du jetzt tust, bringen soll. Geh es spielerisch an. Sei aufmerksam bei der Sache. Das Ergebnis hast Du nicht unter Kontrolle. Versuch es erst gar nicht! Wenn Du versucht, das Ergebnis zu kontrollieren, kommt Dir sofort wieder Dein Kopf in die Quere.

Je weniger Du versuchst, das Ergebnis zu kontrollieren und zu bestimmen, umso besser wird das Ergebnis sein.
Flapsig gesagt: Mach Dir zuerst klar, was Du tun und erreichen möchtest.
Und dann: Tu einfach, was zu tun ist. Und scheiß dir nix.

Nachdem wir uns heute angeschaut haben, was Du weglassen musst, um Dich fokussieren zu können, schauen wir uns morgen an, was Dir – abgesehen von einer vorher gesetzten Absicht – hilft, Deine Aufmerksamkeit zu fokussieren.

Go for flow!