Mind-Clearing – Zur Erinnerung

Bevor es heute losgeht, eine kurze Frage:
Wofür möchtest Du heute Deine Willenskraft einsetzen?
Was möchtest und wirst Du heute tun, obwohl es Dir nicht ganz leicht fällt?

Deine AWA (=Allerwichtigste Aufgabe)

 Gestern hast Du Deine Monster-To-do-Liste mit all Deinen Möglichkeiten erstellt.

Jetzt brauchst Du ein sinnvolles System, wie Du aus Deiner Monster-To-do-Liste das Wesentliche auswählst und daraus machbare Häppchen machst, die Du fokussiert und gezielt erledigen kannst.

Ich gehe das Ganze so an: Alle drei Monate schreibe ich, wie gesagt, meine Monster-To-Do-Liste. Aus der picke ich dann meine Prioritäten für den nächsten Monat, für die nächste Woche und für den nächsten Tag.

Dieses System funktioniert für mich. Probiere einfach aus, was für Dich passt.
Fakt ist: Du brauchst nicht von Anfang an das perfekte System, sondern Du musst einfach mal loslegen und experimentieren. Das für Dich perfekte System entwickelt sich daraus nach und nach.

Was Du auf jeden Fall brauchst: klare Prioritäten!

Wie Du Deine Prioritäten festlegst

Da gibt es mehrere Möglichkeiten. Ich zeige Dir eine klassische und eine sehr simple. Ich kombiniere die zwei gerne.

Die klassisches Methode: Das Eisenhower-Prinzip

Eine klassische Methode, um Deine Prioritäten zu bestimmen, ist das Eisenhower-Prinzip. Es ist altbekannt, überall nachzulesen und auch ich hab schon mal einen Blogartikel dazu geschrieben. Weil es beim Thema Produktivität und Zeitmanagement nicht fehlen darf. Du teilst Deine Aufgaben in 4 Schubladen ein:

Das Eisenhower-Prinzip verwende ich gerne, um meine Monster-To-Do-Liste erst einmal grob auszufiltern. Danach brauche ich es nicht mehr, weil ich penibel darauf achte, dass meine Wochenliste überschaubar ist.

Die einfache Methode: Dein „One-Thing“

Noch einfacher geht die Priorisierung mit Deinem „One Thing“.

Das Geheimnis hochproduktiver Menschen: Sie tun nicht mehr, sondern weniger!
Sie haben eine – EINE (!) – glasklare Priorität. Eine Fokus Area.

Du hast bereits bestimmt, was Dein wichtigstes Projekt ist – Dein „One thing“. Wenn nicht, hole das jetzt nach. Entscheide Dich, was ist am allerwichtigsten für Dich, was möchtest Du erreichen, schaffen oder verwirklichen? Welches Vorhaben hat Vorrang?

[Keine Sorge, Du legst Dich hier nicht lebenslang fest. Es einfach das, was für Dich jetzt eben allerhöchste Priorität hat.]

Leg Dir Dein Ziel fest.

Was willst Du bei diesem Projekt bis wann geschafft haben?

Was willst Du genau erreichen? Welches Ergebnis willst Du erzielen oder woran wirst Du merken, dass Du Dein Ziel erreicht hast? Wohin soll die Reise gehen?

Nein, Du musst kein perfektes formuliertes Ziel haben! Nein, Du kannst da nichts falsch machen!

Du kennst bereits die Nachteile von Zielen, und es gibt genug Experten, die Dir von Zielen ganz abraten, und Dir stattdessen empfehlen, Deine Fokus Area festzulegen und daran zu arbeiten – Tag für Tag. Punkt.

Egal ob mit oder ohne konkretes und messbares Ziel, fokussiere Dich nicht auf das Endergebnis.
Fokussiere Dich stattdessen darauf, was Du hier und jetzt tun kannst, um Dein Schlüssel-Projekt zu verwirklichen. 

Kontinuierliche Fortschritte ­– stetige kleine Schritte, Tag für Tag – führen zum Erfolg.

Frage Dich:

Rückwärts planen

Wenn Du ein bestimmtes Enddatum festgelegt hast, dann plane rückwärts. Was muss vom Endergebnis ausgehend bis wann passieren?
Achte darauf, dass Dein Wochenpensum für Dein „One-Thing“ nicht zu groß ist. Das hängt natürlich sehr davon ab, wie viel Du sonst noch zu tun hast.

Sagen wir Dein „One-Thing“ ist ein Buch, dass Du neben Deinen täglichen Aufgaben schreiben möchtest, dann wirst Du vielleicht pro Tag eine Stunde aufwenden können. Ist Dein „One-Thing“ hingegen ein Projekt, das in Deinen „Hauptjob“ fällt, wirst Du mehr Zeit einplanen können und damit ein höheres Pensum schaffen.

Fakt ist: Nimmst Du Dir zu viel vor, wirst Du die Aufgabe entweder gar nicht erst angehen, Dir wird immer etwas anderes dazwischen kommen oder Du wirst ständig unter Stress stehen und damit nicht besonders produktiv sein.

Arbeite lieber mit kleinen Einheiten – mehr kannst Du ja jederzeit anhängen.

Deine Wochen-Aufgabenliste

Erstelle Deine Wochen-Aufgabenliste! Damit meine ich nicht, dass Dich hinsetzt und Dir genau überlegst, wann Du was in der kommenden Woche erledigst [zu unterschiedlichen Herangehensweisen und dem besten Timing kommen wir nächste Woche].

Ich meine das hier ganz simple:

Was willst oder möchtest Du die kommende Woche schaffen und erledigen?

Das kommt Punkt für Punkt auf Deine Wochenliste. Dazu gehört natürlich auch das, was Du für Dein „One Thing“ tun möchtest. Auf die Wochenliste kommt wirklich nur das Wesentliche!

Noch einmal: Setz Dir die Latte nicht zu hoch, sonst musst Du am Ende der Woche frustriert sein!
Außerdem gibt es bei den Meisten im Alltag unerwartete Überraschungen – Dinge, die hereinschneien und erledigt werden müssen. Und diesen „Puffer“, der bei manchen größer sein muss und bei anderen kleiner sein kann, musst Du einkalkulieren.

Wähle Deine Fünf!

Wenn Deine Wochenliste fertig ist, geht´s nach mal ans Priorisieren! Wähle jetzt die fünf Aufgaben, die Du unbedingt erledigen musst oder erledigen möchtest, damit Du am Ende der Woche mit Deinem Output zufrieden bist.

Das sind Deine fünf AWAs (= Deine allerwichtigsten Aufgabe) für die kommende Woche.
Jeden Tag ist eine AWA dran!

Deine AWA

Lege Deine tägliche AWA fest. Auf Deinem Tagesplan schreibst Du die eine Aufgabe, die Du, unbedingt erledigen möchtest. Mit einem Blick auf den Tagesplan weißt Du:

Das ist heute meine allerwichtigste Aufgabe (=AWA)!

Deine tägliche AWA zu identifizieren und zu erledigen, ist der wichtigste Schlüssel, um produktiver und gleichzeitig zufriedener und glücklicher zu sein.
Am besten erledigst Du diese Aufgabe so früh wie möglich – aber zum Timing kommen wir ja noch im nächsten Modul.

Deine Monster-To-Do-Liste mit all Deinen Möglichkeiten reduziert sich auf eine AWA pro Tag.

Auf diese eine Aufgabe kannst Du Dich richtig fokussieren und die lässt sich locker bewältigen. Damit hast Du am Ende des Tages auf jeden Fall das geschafft, was Du Dir vorgenommen hast.

Wenn Deine AWA erledigt ist, kannst Du weitere Aufgaben von Deiner Wochenliste anpacken, ohne Stress und Druck, denn Dein Pflichtpensum ist schon erfüllt.

Noch mal zusammengefasst schaut das bei mir so aus:
Meine Monster-to-do Liste schreibe ich alle 3 Monate am Computer, drucke sie mir aus und ergänze sie bei Bedarf.
Für meine Wochenliste und meine AWA hab ich einen Kalender – einen einfachen Wochenplaner: Die linke Seite zeigt die Wochentage, die rechte Seite ist leer – anfangs zumindest.
Rechst schreibe ich dann alle meine Aufgaben für die Woche. Und links kommt nur meine AWA hin.
In aller Regel kommt diese Aufgabe als erstes dran. Wenn die AWA für den Tag erledigt ist, schau ich, was ich sonst noch aus dem Wochenplan angehen möchte – meist sind das Aufgaben, die nicht mehr ganz so viel Hirnschmalz und Fokus benötigen.

Noch ein Tipp:
Am besten machst Du in Zukunft am Ende der Woche – also Freitag, Samstag oder Sonntag – Deine Liste für die kommende Woche. So startest Du am Montag mit klaren Prioritäten in die Woche.

Dieses System – von der Monster-To-Do-Liste zur AWA – ­­klingt vielleicht erst einmal nach einem Haidenaufwand. Ist es nicht! Beim ersten Mal dauert es wahrscheinlicher länger. Aber wenn Du das regelmäßig machst, geht das Rucki Zucki – und braucht nicht mehr als 15-20 Minuten pro Woche.

Dafür bekommst Du eine riesen Portion Klarheit.

Und: Was ist morgen Deine AWA?

Alles Liebe