Mind-Clearing – Zur Erinnerung

Bevor es losgeht:
Wer hat Dich in Deinem Leben unterstützt? Welche Menschen – egal ob Du sie persönlich kennst oder nicht – haben Dir geholfen, Dich inspiriert, ermutigt oder motiviert? Auf welche Weise auch immer.

Klare Vereinbarungen

Heute schauen wir uns einmal an, wie Deine Woche und Dein Tag durch klare Vereinbarungen eine sinnvolle Struktur bekommt. Keine Sorge, es geht nicht darum, Deine Woche durchzutakten und jede Minute Deines Tages zu verplanen. Du schaffst hier vielmehr einen flexiblen Rahmen, der Dir hilft mehr im Flow zu sein.

Linkshirn versus Rechtshirn

Die meisten Methoden zum Thema Arbeitsorganisation und Zeitmanagement stammen von Linkshirnern.
Von Menschen bei denen, die analytische, logische, zeitorientierte Gehirnhälfte dominanter ist als die intuitive.

Linkshirn-Tipps helfen,

• den Arbeits-Alltag glasklar zu strukturieren,
• sich die eigenen Zeit akribisch einzuteilen und
• sich dann auch tatsächlich an die eigenen Pläne zu halten und die To-do-Liste nach Prioritäten abzuarbeiten.

Linkshirner haben selten Probleme mit der Struktur und ihrer Arbeitsorganisation. Sie brauchen diese Methoden und Tipps in aller Regel nicht. Gut organsiert zu sein, liegt in ihrem Wesen und geht ihnen natürlich von der Hand.

Wenn Du da dazugehörst, gilt es nur darauf zu achten, Deine strukturierte Vorgehensweise für die wesentlichen Dinge, für Deine wahren Prioritäten, einzusetzen. 

Wer eher intuitiv und kreativ arbeitet, scheitert an diesen klassischen Methoden und Tipps oft kläglich.

Das beginnt bei manchen schon damit, dass allein der Gedanken an Pläne und feste Termine Beklemmungen auslöst. Andere haben trotz bester Vorsätze Schwierigkeiten mit der Umsetzung ihrer ausgeheckten Pläne.

Fast jeder, der im Job kreativ sein muss, kennt das Problem: Ein gutes, kreatives Ergebnis lässt sich weder erzwingen noch zeitlich genau planen. Am soundsovielten um soundsoviel Uhr einen kreativen Output zu liefern, lässt sich zwar in den Kalender schreiben, klappt aber oft nicht.

Für kreative und intuitive Seelen ist ein gewisses Maß an Flexibilität und Spontanität ein Muss!

Nachdem ich zur Rechtshirn-Sorte gehöre, arbeite ich am liebsten mit einem „modularen Kalender“.

Lies Dir zuerst einmal durch, was ich damit meine und was da alles hineingehört.
Dann pickst Du Dir heraus, was für Dich, Dein Wesen und Deine Bedürfnisse stimmig ist.

Der modulare Kalender

Ein modularer Kalender gibt Dir einen groben Rahmen, eine Struktur, vor, lässt Dir aber gleichzeitig genügend Spielraum und Flexibilität.

Mit diesem System stellst Du sicher, dass Deine wichtigsten Aufgaben auf Deiner Liste nicht ständig auf der Strecke bleiben, sondern konsequent erledigt werden. Trotzdem hast Du noch Luft zum Atmen. Wenn unvorhergesehene Dinge passieren – was bekanntlich oft vorkommt, ist nicht gleich Dein ganzer Zeitplan ruiniert und der Tag versaut. Du stellst einfach ein paar Dinge um und fertig.

So geht´s:

Mit dem modularen Kalender planst Du Deine Woche mit groben Blöcken. Diesen Kalender kannst Du, wie gesagt, nach Deinen Bedürfnissen und Prioritäten anpassen und im Lauf der Zeit immer wieder überprüfen und verändern.

Das Wichtigste kommt zuerst

Zuerst die Arbeit, dann das Vergnügen. Diese Regel kennen wir alle. Vor lauter Arbeit und Verpflichtungen kommt nur leider das Vergnügen oft viel zu kurz. Absurder Weise verringert das unsere Kreativität, unser Leistungsvermögen und unsere Produktivität dramatisch.

Nachdem ich vor vielen Jahren kurz vorm Burn-Out stand, habe ich kapiert, dass meine Gesundheit, meine Erholungszeit und mein Privatleben kein Luxus sind, den ich mir hin und wieder gönnen sollte, sondern absolute Priorität haben. Auch und gerade dann, wenn ich produktiv sein und meine Vorhaben und Ideen verwirklichen möchte.

Ich möchte Dich an dieser Stelle noch einmal daran erinnern, dass Du ohne schlechtes Gewissen, Freudvolles, Erholsames und Energieschenkendes tun kannst – auch wenn da noch sooo Vieles ist, was Du tun solltest. Mehr noch: dass das Priorität haben muss, wenn Du Berge versetzen und glückzeitig entspannt und glücklich sein möchtest.

Schaff Platz für das Wichtigste!

Nein! Ich meine hier nicht Deine AWA – Deine allerwichtigste Aufgabe. Ich meine hier das, was Du für Dich, Deine Gesundheit und Dein Wohlfühlkonto tun möchtest. Was Dir Freude und Spaß macht und Dir gut tut. Zeit, die Du mit Deiner Familie oder Deinen Freunden verbringen möchtest..
Dinge, die Du zurzeit vielleicht oft zurückstellst oder aufschiebst, weil Du meinst, zu viele andere Dinge tun zu müssen. Oder Dinge, die Du immer nur mit schlechtem Gewissen tust, weil ja noch so viel unerledigt ist.

Was immer das für Dich genau ist, es ist das Wichtigste und kommt als Erstes in Deinen Kalender.

Ja! Das gilt auch, wenn Du beruflich große Pläne hast. Es sei denn, Du möchtest Dir den A…. aufreißen und eines Tages feststellen, dass Du rund um die Uhr gearbeitet hast, aber Dein restliches Leben – die Freude. der Genuss, Deine Familie, Deine Gesundheit – viel zu kurz gekommen sind. Lass Dir eines gesagt sein: Am Sterbebett bereut niemand, dass er zu wenig gearbeitet hat!

So sieht das bei mir aus:
Ich hab meine „Spielzeit“ nur geblockt, ohne genau festzulegen, was ich tue. Bis auf meine Trainings- und Yoga-Stunden, lass ich das offen. Dazugehört jedenfalls alles, was ich richtig gerne tue. Ich gestehe, das kann bei mir auch Arbeit sein, aber eben nur Aufgaben, die ich liebe und die für mich unter „Vergnügen“ fallen.

Vielleicht möchtest Du für Dich noch konkreter definieren, was und wer in Deine „Spielzeit“ gehört, damit Du sicherstellst, das alle wichtigen Bereiche in Deinem Leben abgedeckt sind. Du entscheidest!

Die Arbeitszeiten

Wenn Du Angestellt bist, sind Deine Arbeitszeiten möglicherweise ohnehin recht klar vorgegeben. Aber selbst wenn Du einen großen Gestaltungsspielraum hast oder Selbstständig bist, empfehle ich Dir Deine „Arbeitszeiten“ klar festzulegen.

Ich kenne genug Manager und genug Selbstständige, die 7 Tage die Woche jede freie Minute in ihre Arbeit stecken. Die nie vom Schreibtisch wegkommen oder sich tonnenweise Arbeit mit nach Hause nehmen.
Lebensqualität ade. Produktivität ade.

Denk daran: Du kreierst nicht nur elektrisch, sondern auch magnetisch – dann, wenn Du loslässt, entspannst, Dich vergnügst, Zeit mit Deinen Liebsten verbringst und das Universum machen lässt.
Plus: Wenn Du entspannt bist, hast Du oft die besten Ideen und Einfälle bzw. bist danach in Deiner Arbeitszeit wesentlich fokussierter.

Mit meinen „Arbeitszeiten“ schaut mein modularer Kalender dann so aus.

Die Fokuszeiten

Das sind Deine Zeiten, in denen Du Dich in aller Ruhe auf eine Sache fokussieren kannst.
In denen Du Deine ganze Aufmerksamkeit einer Aufgabe widmest.

Wir haben alle unsere Auf und Abs – Zeiten am Tag, da fühlen wir uns top fit und könnten Bäume stemmen und dann wiederum sind wird eher schlapp, müde und energielos. Manchmal schwankt die Leistungsfähigkeit mehr und manchmal weniger. Aber sie schwankt. Und damit auch die Motivation, die Konzentration, die Kreativität, die Produktivität und der Flow.

Die persönliche Energie- und Leistungskurve ist ziemlich vorhersehbar und recht verlässlich. Ich bin mir sicher, Du weißt, wann am Tag in aller Regel Deine beste Zeit ist. Meine Frage an Dich lautet daher:

Dein Leistungshoch ist genetisch festgelegt. Wann immer Deine beste Zeit ist:

Ja, vielleicht heißt das, dass Du Deine Spielzeit ein wenig umplanen musst.
Wenn Deine beste Zeit in aller Herrgottsfrüh ist, lohnt es sich früher aufzustehen und noch vor dem Frühstück eine Runde zu arbeiten. Vielleicht hast Du über den Tag verteilt zwei ideale Fokuszeiten. Die erste davon ist in der Regel die „bessere“. Meine beste Zeit ist zwischen 9 und 11.30 Uhr – dem Himmel sei dank, muss ich dafür kein Frühaufsteher werden :-)!

In Deiner Fokuszeit – in Deinem ersten Leistungshoch – kommt als allererstes Deine AWA dran – die wichtigste Aufgabe, die Du Dir für den Tag vorgenommen hast.

Die meisten Menschen tun das genaue Gegenteil. Sie verplempern ihre beste Zeit mit Dingen, die sich schnell erledigen lassen. Damit E-Mails zu beantworten, Anrufe zu erledigen, im Internet herumzusurfen, News zu lesen, aufzuräumen oder andere Kleinigkeiten abzuhaken, die in Wahrheit keinen echten Wert haben.

Die wichtigen Aufgaben kommen dann irgendwann dran und irgendwann kommt, wie Du weißt, oft nie.
Oder dann, wenn Du längst nicht mehr voll konzentriert und in Höchstform bist.

Mit Fokuszeit schaut mein modularer Kalender dann so aus.

Ich starte mit meiner AWA. Bei mir braucht die meistens die volle Zeit. Wenn ich vorher fertig bin, hänge ich in meiner Fokuszeit eine andere wichtige Aufgabe dran oder – wenn die Luft raus ist, kommt irgendein Punkt von meiner Wochenliste dran, der nicht meine volle Gehirnkapazität braucht.

In aller Regel funktioniert das gut. Trotzdem gibt es Tage, an denen in meiner Fokuszeit eine kreative Flaute in meinem Hirn herrscht. Dann und nur dann kommt eben zuerst ein Punkt von meiner Wochenliste dran, den ich auf geistigem Halbmast erledigen kann. Manchmal komme ich dadurch in den Flow und kann die AWA dranhängen oder am Nachmittag erledigen. Und manchmal kommt sie auch einfach erst am nächsten Tag dran.

Deine Fokuszeiten kannst Du flexible gestalten. Wichtig ist, dass Deine höchste Priorität – Deine wichtigste Aufgabe, einen fixen Raum bekommt, möglichst früh am Tag und zwar zur ersten Zeit, in der Dein Biorhythmus einen positiven Ausschlag hat.

Wie Du Deine Fokuszeit gestaltest, schauen wir uns nächste Woche noch genauer an.

Themenblöcke

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, in Deinem modularen Kalender Themenblöcke festzulegen.

Zum Beispiel in einen Block alle Meetings zu legen, einen Block für Vorbereitungsarbeiten, einen Block für Anrufe, einen Block für alle Schreibarbeiten, einen Block für E-Mails, einen Block für administrative Arbeiten etc…

Bei mir persönlich sind die restlichen Blöcke recht offen gestaltet.
Ich hab Zeiten, zu denen ich am Liebsten Termine für meine Klienten vergebe. Bei Bedarf schaffe ich andere Freiräume oder vergebe Termine in meinen Fokuszeiten – aber eben nur, wenn es nicht anders geht.
Vor dem Mittagessen nutze ich ca. 30 Minuten, um meine E-Mails zu checken und zu schreiben und nach der Mittagspause sind bei mir oft andere Punkte meiner Wochenliste oder Admin-Aufgaben dran.

In jedem Fall macht es Sinn, Aufgaben zu bündeln statt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen.

Mit jedem wechseln der Aufgabe, bricht Deine Konzentration ab und Du brauchst Zeit, um Dich wieder voll zu fokussieren. Du bist also wesentlich produktiver, wenn Du ähnliche Aufgaben sammelst und in einem Aufwasch erledigst.

E-Mail

E-Mails habe ich oben als Themenblock schon kurz erwähnt. Nachdem die E-Mail Inbox aber bei vielen Menschen zu den größten Produktivitätskillern gehört, verdient sie hier einen eigenen Absatz.

Für viele Top-Manager gehört der Check ihrer e-Mail Inbox zu ihrer ersten „Amtshandlung“ – oft sogar als erstes in der Früh. Sie scannen alle ungelesenen Mails, um sicherzugehen, dass nichts super Dringendes über Nacht hereingeschneit ist bzw. stimmen ihre Prioritäten für den Tag noch einmal klar ab.

Wenn Dein Job das nicht unbedingt verlangt bzw. Deine Mails nicht so dringend sind und keine Notwendigkeit besteht, das sie Deine Prioritäten bestimmen, würde ich Dir dringend raten, den e-Mail Check weder in Deine Fokuszeit noch in Deine Spielzeit zu legen.

Viele Menschen beginnen ihren Arbeitstag nicht nur damit, ihre Inbox zu checken, sondern machen sich dann auch noch daran, die Mails alle zu beantworten. Mails sind in aller Regel die Prioritäten anderer Leute und haben wenig mit Deinen wichtigsten Prioritäten zu tun. Verschwende nicht Dein Leistungshoch dafür!
Andere haben ihre Mailbox ständig offen und wann immer etwas hereinschneit, wird gleich in irgendeiner Form reagiert. So hast Du keine Chance fokussiert und wirklich produktiv zu sein.

Such Dir 1 bis 3 Zeitfenster am Tag, in denen Du Deine Mailbox checkst und auf Mails reagierst – wie Du das effizient handelst, schauen wir uns nächste Woche noch an. Wichtig ist jetzt nur einmal, dass Du in Deinem modularen Kalender diese klare Vereinbarung triffst.

Das gilt übrigens genauso für die Surferei im Internet sowie die Posterei und Kommentiererei in Sozialen Netzwerken – wie Facebook, Twitter & Co.

CEO Zeit

Zu guter Letzt noch etwas wichtiges. Im gestrigen Video hab ich schon erwähnt, dass ich regelmäßig eine CEO Zeit einplane. Zeit, in der ich aus dem üblichen Arbeitsmodus aussteige, mir einen Überblick verschaffe, meine Prioritäten festlege und das große Ganze in machbare Teilchen zerlege.

Einmal im Jahr nehme ich mir ein bis zwei Tage für meine Jahresplanung – für mein „Dream big“ und dafür die Projekte für das kommende Jahr auszuwählen. Das was mir wichtig ist – dazu gehört Privates und Berufliches.

Alle 3 Monate checke ich, ob der große Plan noch stimmt, was in den nächsten 90 Tagen dran ist, und schreibe meine Monster-To-Do-Liste und kläre wiederum meine Prioritäten.

Außerdem gibt es bei mir jede Woche eine CEO Zeit: Jeden Freitagnachmittag mache ich einen kurzen Wochenrückblick, schreibe die Wochenliste für die nächste Woche und wähle meine fünf AWAs für die kommende Woche (Siehe AWA).

Das heißt, in meinem modularen Kalender ist jeden Freitagnachmittag eine halbe Stunde geblockt für mein CEO Date. Das hilft mir, erstens meine Woche abzuschließen und zweitens, mit klaren Prioritäten in die nächste Woche zu starten.

Du bist der CEO Deines Lebens – Du legst den Kurs fest.

Wie immer Du das nennen mag, plane regelmäßig Zeit ein, um aus Deinem Alltagstrott auszusteigen, die Richtung in Deinem Leben zu überprüfen, Prioritäten zu setzen und wichtige Entscheidungen zu treffen. Plane wöchentlich ein wenig Zeit ein, in der Du Deine Wochenaufgaben und Deine AWAs bestimmst.

Mein „finaler“, modularer Kalender schaut dann so aus:

Für mich ist dieser modulare Kalender ein grober Rahmen. Ich halte mich nicht akribisch daran, sondern chongliere bei Bedarf auch mit den Blöcken. Ich achte aber sehr darauf, dass es Fokuszeiten, genug Spielzeit und eine CEO Zeit gibt.

Deine Aufgabe

Kreiere Deinen modularen Kalender

Du bist dran: Leg Deine ideale Woche an – im Bewusstsein, dass das Dein Rahmengerüst ist, das Dir Struktur geben soll, ohne Dich einzuengen. Trag die Blöcke ein, die für Dich relevant sind oder kreiere neue, die besser zu Deinen Bedürfnissen und Deinem (Arbeits-)Leben passen.

Probiere dieses Gerüst in den nächsten Wochen aus und adaptiere es immer wieder bis Du Dein vorläufig ideales Modulsystem gefunden hast.

Ein „Co-Partner“

Für welche Aufgaben oder Vorhaben brauchst oder wünscht Du Dir Unterstützung? Wo könntest Du Dir Hilfe holen?

Suche Dir bei Bedarf einen Accountability-Partner, einen Peer, eine Mastermindgruppe, einen Coach, einen Mitstreiter oder irgendeinen Menschen, der Dich auf seine Weise unterstützt.

Ein wichtiger Punkt zu diesem Thema: Oft wünschen oder erwarten wir uns die Unterstützung von einem ganz bestimmten Menschen z.B. vom Partner, vom Chef, vom Kollegen etc… Versteif Dich nicht darauf!
Rückendeckung und Hilfe muss nicht unbedingt von den Menschen kommen, von den wir glauben, unterstützt werden zu müssen. Gerade die tun sich aus unterschiedlichen Gründen vielleicht schwer und wir sind enttäuscht und hadern vielleicht auch noch mit unserem Vorhaben.
Sei offen für andere Optionen und such Dir dort Unterstützung, wo Du sie bekommst. Wenn Du Dich nicht auf eine bestimmte Person versteifst, wirst Du sie finden.

Erinnerungsfunktionen

Wo brauchst Du vielleicht einen Alarm oder eine Notiz, damit Du Dich an Dein Vorhaben erinnerst und loslegst, wenn es soweit ist?

Wenn Du dazu neigst, länger zu arbeiten als geplant, lohnt es sich auch, Dich an Dein geplantes Arbeitsende zu erinnern. Lass nicht zu, dass Deine To-do-Liste bestimmt, wann Du nach Hause gehst bzw. aufhörst zu arbeiten.
Du weißt, es gibt immer mehr zu tun und immer mehr als Du tun kannst.

Lass das „mehr“ einfach sein und kümmere Dich um das „Wichtige“ – und das ist in dem Fall Deine Spielzeit. Du kannst, wenn Dein Arbeitsende-Alarm klingelt, ohne schlechtes Gewissen die Arbeit für den Tag beenden.
Schluss für heute.

Deine