Mind-Clearing – Zur Erinnerung

Bevor es losgeht, eine kurze Frage:
Woran merkst Du, dass Deine Aufmerksamkeit erschöpft ist? Du eine Pause brauchst?

Pausen

Hochproduktive Menschen machen mehr: mehr Pausen!

Schon im ersten Modul haben wir geklärt, dass Dein Wohlbefinden höchste Priorität hat.
Du Dir, wenn Du für Dein Wohlbefinden sorgst und auf Dein Energieniveau achtest, wesentlich leichter tust, konstruktiv und produktiv zu denken und zu sein.
Du dadurch etwas anderes ausstrahlst und damit auch etwas anderes erlebst und Dir viel Zores ersparst.

Hochproduktive Menschen nutzen dieses Wissen und beachten diese Regel auch in ihrem Zeitmanagement:
Sie managen nicht ihre Zeit, sie managen ihre Energie!

In Wahrheit, aus der höchsten Wirklichkeitssicht, gibt es Zeit nicht einmal. Das Einzige, was ist, ist dieser Moment. Und was Du hier und jetzt zu Wege bringst, hängt nun einmal davon ab, wie Du Dich hier und jetzt fühlst.

Du kannst Aufgabenlisten schreiben, klare Prioritäten setzen, den Tag strukturieren, Termine in Deinem Kalender notieren, alle Ablenkungen ausschalten und so weiter und so fort. Das – und keine andere Produktivitätstechnik der Welt – wird Dir groß weiterhelfen, wenn Du Dich müde, erschöpft und ausgelaugt fühlst oder total schlecht drauf bist. Du kannst nicht klar denken und Dein innerer Sicherheitsminister wird Dich blockieren – in diesem Fall zu Recht.

Du weißt, dass Du Auf und Abs hast – Du „Wellen“ erlebst. Nicht nur im Leben, sondern auch Tag für Tag. Dein Energieniveau und Deine Leistungskurve schwanken. Das ist zutiefst menschlich – hadere als bitte nicht damit.

Wenn Du wirklich produktiv sein möchtest (vor allem dauerhaft und ohne auszubrennen), musst Du auf Deine Energie achten und diese Wellen sinnvoll „reiten“.

Du schaffst auf vollkommen natürliche Weise – also ohne große Anstrengung, ohne Wecker früher stellen, ohne Produktivitätstechnik – mehr, wenn Du Deine Leistungskurve beachtest. Wenn Du die wichtigsten Dinge in Deinem Leistungshoch erledigst, und „schlechtere“ Phasen für den Rest Deiner Aufgaben nutzt.
Den Punkt haben wir schon.

Der zweite Punkt, der zum sinnvollen und produktiven Energiemanagement unbedingt dazugehört: Du musst Deine Energiereserven immer wieder aufladen. Ich hoffe, Du kümmerst Dich bereits um Dein Wohlfühlkonto und gönnst Dir genug „Spielzeit“. Was Du außerdem brauchst, sind regelmäßige Pausen während Deiner Arbeitszeit.
Schauen wir uns das näher an.

Fokusintervalle

Neben den Hauptwellen schwankt Dein Biorhythmus in einem Rhythmus von circa 90-Minuten. Das heißt, dass Du spätestens nach 90 Minuten eine Pause einlegen sollest, um Deine Batterien wieder aufzuladen. Sonst läufst Du auf Halbmast. Du arbeitest immer weniger produktiv und brauchst immer länger, um wieder in Deine Kraft zu kommen.

Idealerweise wartest Du nicht, bis Du merkbar erschöpft bist, sondern machst schon vorher eine kleine Pause.

Die Pomodoro-Technik

Hier kommt eine der bekanntesten Produktivitätstechniken, die sogenannte Pomodoro-Technik, ins Spiel. Sie stammt von dem Italiener Francesco Cirillo, der eine tomatenförmigen (Pomodoro = Tomate auf italienisch) Eieruhr benutzt hat, um fokussiert zu arbeiten.

Die Technik ist ganz einfach:

• Du portionierst Deine Aufgaben in 25-Minuten Häppchen.
• Bevor Du mit einer Aufgabe beginnst, notierst Du Dir in aller Kürze, was Du in den nächsten 25 Minuten erledigen möchtest. Worauf Du Dich fokussieren wirst.
  Alles, was Du in der Zeit nicht brauchst und was Dich ablenken könnte, schaltest Du aus.
• Dann stellst Du Dir einen Timer auf 25 Minuten und legst los .
• Wenn der Alarm klingt, hakst Du ab, was erledigt ist. und machst 5 Minuten Pause.
  Der Intervall 25 + 5 ist ein „Pomodori“.
• Nach den 5 Minuten geht es in die nächste Runde.
  Wiederum: 25 Minuten fokussiert arbeiten. 5 Minuten Pause.
• Nach 4 Pomodoris ist eine längere Pause dran.

Kurz:

• 25 Fokusphase + 5 Pause
• 25 + 5
• 25 + 5
• 25 + 30 oder länger

Diese Technik hilft Dir, super fokussiert zu arbeiten: Du setzt Dir vorher eine ganz klare Absicht. Du schaltest alle Ablenkungen aus. Du wechselst zwischen kurzen Phasen höchster Konzentration und Mini-Pausen zur Entspannung.

Das Gehirn liebt diese Fokusintervalle und macht es wesentlich leichter, wirklich bei der Sache zu sein und im Flow zu arbeiten.

Zum Timer
Du kannst mit einer Eieruhr, einem simplen Wecker oder Timer arbeiten. Es gibt mittlerweile aber auch unzählige Apps fürs Smartphone und browserbasierte Pomodoro-Timer für den Computer.

Zu den Intervallen
Du kannst die Intervallzeiten verändern.
Also zum Bespiel: 50 Minuten fokussiertes Arbeiten und 10 Minuten Pause. Dann kommt nach der zweiten Runde eine längere Pause dran.

Oder: 75 Minuten fokussiertes arbeiten und 15 Minuten Pause.
Von längeren Fokusphasen wird oft abgeraten, weil das Gehirn eine Pause braucht. Ohne Pause sinkt der Produktivitätslevel dramatisch ab.

Du kannst selbstverständlich schon nach zwei 25er Einheiten eine längere Pause machen, wen Du bemerkst, dass Du müde bist. Und so weiter. Hier geht es wiederum darum, Deinen natürlichen Rhythmus zu nutzen.

Zu den Aufgaben
Selten kommen Aufgaben zufällig genau so daher, dass sie 25 Minuten (oder wie lange Dein Intervall ist) dauern.
Du musst also bei dieser Technik große Aufgaben in passende und flow-gerechte (siehe Flow-Kanal) Häppchen unterteilen. Dadurch bekommst Du wiederum ein sehr gutes Gefühl dafür, wie lange Dinge wirklich brauchen.
Bei kürzeren Aufgaben fasst Du einfach mehrere kleine Aufgaben zusammen, die Du in einer Pomodori-Runde erledigest.

Zu den 5-Minuten Pausen
Ein paar Inspirationen zur Pausengestaltung: Steh auf und beweg Dich ein wenig. Reck und streck Dich oder mach ein paar ganz einfache Dehnübungen. Atme durch. (Ich schnappe gern frische Luft.) Trink ein Glas Wasser. Wasch Dir die Hände mit kaltem Wasser (nicht aus hygienischen Gründen, sondern zur Erfrischung). Oder beam Dich gedanklich an Deinen Lieblingsstrand oder sonst einen Ort, an dem Du Dich super wohl fühlst.

My way

In der Flow-Revolution soll es ja nicht darum gehen, dass Du irgendwelche Methoden befolgst, sondern dass Du die Methoden so abwandelst, dass sie Deinem Wesen und Deinen Bedürfnissen entsprechen und für Dich funktionieren.

An dieser Stelle verrate ich Dir daher noch, wie ich persönlich die Pomodoro-Technik – wenn man das noch so nennen kann – variiert habe.

Bei den 25 Minuten hatte ich ganz oft das Problem, dass mich der Alarm aus meinem Flow gerissen hat. Ich hatte gerade einen Lauf und wollte jetzt beim besten Willen nicht aufhören.
Irgendwie haben mich die 25 Minuten auch gestresst. Ich hatte ständig das Gefühl, die Zeit sitzt mir im Nacken. Am schlimmsten war für mich ein tickender Timer. Mich hat das Ticken wahnsinnig gemacht (für andere funktioniert das großartig).

Ich konnte mich aber auch mit keinem anderen fixen Intervall anfreunden. Gleichzeitig hat es meiner Produktivität aber sehr sehr gut getan:

• mir ein Zeitfenster festzulegen,
• mir eine glasklare Absicht für dieses Zeitfenster zu setzen,
• fokussiert zu arbeiten und
• regelmäßig Pausen zu machen.

Vor allem bei den Pausen war ich viel zu nachlässig.

Meine Lösung ist ein wenig flexibler als die klassische Technik:
Ich setze mir in meinen Fokuszeiten, einen Alarm auf 50 Minuten. Wenn ich vorher fertig bin mit meinem Vorhaben, mach ich früher Pause (ca. 5 Minuten) und setze mir den Timer auf die nächsten 50 Minuten für meine nächste Absicht.
Wenn der Timer allerdings läutet und ich irgendwo mitten drin und im Flow bin, mach ich weiter. In der Regel bis ich einen passenden Abschluss finde. Ich schreibe als beispielsweise noch einen Absatz oder eine Seite fertig. Oder notiere mir noch, welche Gedanken ich gerade im Kopf habe und wie ich nach der Pause weitermachen möchte. Dann sind 10 Minuten Pause dran. Danach kommen die nächsten 50 Minuten. So mach ich am Vormittag meistens drei Fokusrunden und dann kommt eine längere Mittagspause dran.

Es kann aber auch vorkommen, dass ich nach 50 Minuten deutlich länger weitermache, weil ich einen Lauf hab, den ich nicht bremsen möchte. Ich nutze den Flow. Sobald ich aber merke, dass ich einen kleinen Einbruch hab, mach ich sofort Pause. Die Länge meiner Pause wächst proportional mit der Zeit, die ich fokussiert gearbeitet hab.

Einen Timer setze ich mir nur in meiner Fokuszeit. Die restliche Arbeitszeit läuft ohne.

Was ich aber in meiner Arbeitszeit immer tue:
Ich setze mir eine klare Absicht, was als nächstes dran ist. Während das in meiner Fokuszeit schon am Vortag klar definiert ist, entscheide ich in meiner restlichen Zeit sehr intuitiv, wofür ich jetzt gerade Energie hab und was ich jetzt gut erledigen kann.

Und: Ich lege einen Zeitrahmen fest, wie lange ich an meiner nächsten Aufgabe maximal arbeiten möchte.
Also zum Beispiel: Für die nächsten 30 Minuten kümmere ich mich um meine Mails. In den nächsten 15 Minuten erledige ich meine Telefonate.

So schaut es bei mir aus. Vergiss also bei allen den Vorschlägen und Tipps nicht, dass Du Dein Ding daraus machst. Experimentiere auch mit der Pomodoro- Technik und probiere aus, was für Dich gut funktioniert.

Das Arbeitsende

Wann ist Schluss für heute

Zu den Pausen gehört auch Dein Arbeitsende. Das haben wir auch schon mal kurz angesprochen.
Leg Dir vorher fest, wann Du spätestens aufhören wirst zu arbeiten.

Falls Du Angestellt bist, wirst Du jetzt vielleicht denken, die Su kann als Selbstständige leicht reden, das geht bei mir nicht immer so, wie ich das will.
Glaub mir, es gibt so viele Selbstständige, die viiiiiel länger arbeiten, als sie das eigentlich wollen, weil da ein Kunde oder ein Termin oder ein wichtiges Projekt oder ganz einfach ein innerer Druck ist.

Ja, es gibt immer irgendeinen Grund, länger zu arbeiten und (noch) mehr zu tun.

Ich muss mich immer und immer wieder selbst dran erinnern:
Du schaffst mehr, wenn du weniger tust!
Ja, das ist wirklich nicht so leicht in mein Hirn zu bekommen. Aber ich weiß, dass es wirklich wahr ist.
Und Du weißt das auch.

Leg Deinen „Hard-Stop“ fest und halte Dich daran so gut es geht.

Je klarer Du innerlich bist, dass Dir das zusteht, Dir das gut tut, Dich das besser und produktiver machst, desto seltener wirst Du mit der Zeit erleben, dass Dir da irgendjemand oder irgendetwas dazwischen pfuscht. Das ist das Gesetz der Resonanz.

Wenn es anders läuft als geplant, geh nicht in den Widerstand, sondern mach das Beste daraus. Sonst kostet Dich das noch viel mehr Energie als das längere Arbeiten. Du wirst das immer mehr vermeiden wollen und zack, immer öfters erleben, dass Dich irgendetwas an Deinem Arbeitsschluss hindert.

Auch beim Arbeitsschluss hilft übrigens der Trick mit einem Termin. Wenn Du einen wichtigen Termin hast, hältst Du Dein Arbeitsende wesentlich leichter ein. Setz Dir einfach einen, wenn Du sonst immer und immer wieder länger schuftest.

Ein Übergangsritual

Noch ein Hilfsmittel: Schaff Dir ein Übergangsritual. Ein Ritual, mit dem Du am Ende Deiner Arbeitszeit den Tag bewusst abschließt und bewusst in einen neuen Tagesabschnitt hineingehst.

Ich schließ den Tag damit ab, abzuhaken, was erledigt ist, und noch mal zu überprüfen oder gegebenenfalls neu zu planen, welche AWA morgen dran. Damit weiß ich heute schon, womit der nächste Tag beginnt. Das ist für meinen Kopf schon einmal beruhigend. Dann schließ ich meinen Computer und räum meinen Schreibtisch auf. Das schafft noch mal Ordnung – und äußere Ordnung bringt innere Klarheit.

Vielleicht möchtest Du Deinen Nachhauseweg nutzen, um die Arbeit bewusst hinter Dir zu lassen. Eine Runde Sport einlegen oder einen kleinen Spaziergang machen. Duschen. Oder einfach Dein Gewand wechseln und Deine Freizeitklamotten anziehen.

Du hast hier wiederum viele Möglichkeiten. Dein Übergangsritual kann ganz kurz sein oder Du nimmst Dir mehr Zeit dafür. Je nachdem, was Du brauchst. Worauf es wirklich ankommt ist, Deine klare Intention und Entscheidung, Deine Arbeitsmodus jetzt abzuschließen.

Und wieder gilt: Je besser es Dir geht, desto leichter wird das funktionieren.

Wenn es Dir nicht gut geht, ist die Gefahr groß, dass Deine Gedanken, um Probleme kreisen – eben auch um Probleme in der Arbeit. Wenn das Hamsterrad im Kopf rennt, ist das also ein Hinweis, dass Du DRINGEND etwas für Dein Wohlfühlkonto tun solltest.

Nutz Deine Spielzeit erst einmal dazu, aufzuladen – was immer Du dafür tun möchtest, statt dazu nachzudenken. Sobald Du aufgeladen bist, wirst Du automatisch wieder wesentlich klarer und produktiver denken.

Kreative Pause

Hast Du schon einmal erlebt, dass Du die besten Ideen unter der Dusche hattest, beim Joggen, beim Kochen oder in der Yoga-Stunde? Dir plötzlich die Lösung für ein Problem eingefallen ist, obwohl Du überhaupt nicht darüber nachgedacht hast? Die Dinge plötzlich, wie von selbst gelaufen sind, nachdem Du gerade losgelassen, (fast schon aufgegeben) und Dich entspannst hast?

Das ist das Phänomen der kreativen Pause.
Wenn wir uns immer wieder erlauben einfach zu sein, nicht nachzudenken, sondern etwas zu tun, was uns gut tut und Freude macht oder einfach nur einer simplen Routinetätigkeit nachzugehen, bei der wir nicht ins unserem Kopf feststecken, blitzen die genialsten Erkenntnisse durch.

Du erinnerst Dich: Du hast eine vollkommen natürliche Verbindung zur universellen Intelligenz. Sobald der Kanal nicht verstopft ist mit der eigenen Gedankensuppe, bist Du online und geführt.

Gönn Dir regelmäßig Zeiten, in denen Du nichts (NICHTS!) tust, was mit Deiner Arbeit (oder Deinen Vorhaben) zu tun hat. Keine Mails, keine Business-Anrufe, kein ich erledige, das jetzt schnell mal. Damit meine ich allerdings nicht nur, dass Du nicht an Deinen Vorhaben und To-Dos arbeitest, sondern dass Du auch nicht über Deine Arbeit und Deine Vorhaben nachdenkst.

Haha! Oft leichter gesagt als getan. Wahrscheinlich hast Du schon erlebt, dass Du eigentlich eine schöne Freizeit genießen willst, aber in Deinem Kopf rennen die Gedanken wie ein Hamster im Rad. Deine lange To-do-Liste, ein kniffliges Problem oder irgendein unangenehmes Ereignis lässt Dich einfach nicht los.

Einen Trick kennst Du bereits: Schreib es Dir aus dem Kopf!
Und dann schließ dein Notizbuch oder leg den Zettel bewusst weg, lass gut sein und tut dir etwas Gutes.

Für heute noch 2 Fragen:

• Wo brauchst Du mehr Pausen, um produktiver zu sein und wie kannst Du Deine Pausen sinnvoll gestalten?
• Wie schließt Du Deinen Arbeitstag ab und was ist ein gutes Übergangsritual, um in Deinen „Spielzeit-Modus“ zu wechseln?

Deine